Paragraaf 9: Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording
In de financiële verordening heeft de gemeenteraad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat onrechtmatigheden vanaf € 475.000 (rapporteringsgrens) in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht. In onderstaande toelichting gaan wij in op de bevindingen met betrekking tot het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten, in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende deelprogramma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
Alle bevindingen die hier op toezien zijn opgenomen in onderstaand overzicht. Vervolgens worden de bevindingen toegelicht vanaf € 475.000 welke niet in de financiële verordening als ‘acceptabel/passend binnen het beleid’ zijn aangemerkt. Wij maken hierbij onderscheid tussen fouten en onduidelijkheden. Ook geven wij aan wat wij doen om de fouten en onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen.

De inhoudelijke toelichting bij de begrotingsoverschrijdingen op deelprogrammaniveau zijn opgenomen in ‘Overzicht Begrotingsoverschrijdingen’ .

Onderstaand is per bevinding, welke niet in de financiële verordening als ‘acceptabel’ zijn aangemerkt, met een omvang boven 475.000 euro aangegeven welke verbeteracties zijn ingezet om bevindingen in de toekomst te voorkomen:

A: Deelprogramma 04.4 Overhead en ondersteuning organisatie; Deze overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door de uitloop van de transitie ICT, de inzet van extra personeel om de ICT dienstverlening op peil te houden en het niet invullen van gerelateerde taakstellingen. Gemeente breed wordt er periodiek gemonitord of er begrotingsoverschrijdingen ontstaan en gekeken waar deze kunnen worden opgelost. Dit wordt tenminste bij de voortgangsrapportage I & II gedaan. Naar verwachting zullen deze uitgaven ook in 2024 aan de orde zijn omdat het noodzakelijk blijft om extra capaciteit en inzet te organiseren om het niveau van ICT-dienstverlening ten behoeve van de organisatie op peil te houden. Deze uitgaven worden nauwlettend gemonitord.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zoals vastgelegd in het normenkader en hebben betrekking op de aspecten recht, hoogte en duur.

Onderstaand is per bevinding met een totale omvang boven 475.000 euro aangegeven wat de bevinding betreft en welke verbeteracties zijn ingezet om bevindingen in de toekomst te voorkomen:

A: Europese Aanbestedingen: De financiële rechtmatigheidsfouten zijn ontstaan doordat inkoopdossiers met uitgaven boven de wettelijke aanbestedingsdrempels niet tijdig Europees zijn aanbesteed. Bij alle uitgaven boven de 25.000 euro is de standaard procedure dat er door de budgethouder een inkoopstartformulier wordt ingevuld. Hierdoor wordt de inkoopafdeling voorafgaand ingeschakeld en kan een advies uitbrengen of het type procedure dat gevolgd dient te worden. We brengen dit voortdurend in de organisatie onder de aandacht om rechtmatigheidsfouten te voorkomen. Daarnaast monitoren we dit per kwartaal achteraf door middel van een spendanalyse. Opgemerkt hierbij is dat geconstateerde aanbestedingsfouten vaak een langdurig effect hebben, omdat de onderliggende contracten vaak meerdere jaren betreffen.
Uit de controle op de aanbestedingen blijkt verder dat het interne inkoopbeleid, o.a. gebaseerd op gids proportionaliteit, in voldoende mate is nageleefd.

B. Subsidieverstrekkingen: Deze rechtmatigheidsfout wordt veroorzaakt doordat de overeenkomst welke ten grondslag lag aan deze subsidie niet was geformaliseerd. De van toepassing zijnde procedure is hernieuwd onder de aandacht gebracht en formalisering is in gang gezet. De onduidelijkheid wordt veroorzaakt doordat een subsidiebeschikking die jaren geleden is opgesteld niet meer terug te vinden is. Hierdoor kan de rechtmatigheid van deze subsidie niet worden aangetoond. Er wordt gewerkt aan een oplossing om in 2024 deze afspraken weer schriftelijk te kunnen aantonen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. In december 2022 is door het College van B&W het nieuwe beleid hierop vastgesteld welke in is gegaan per 1 januari 2023. We hebben één bevinding met betrekking tot het M&O criterium, deze wordt onderstaand toegelicht:

A. Verstrekte uitkeringen: Bij M&O gaat het om derden die (bewust of onbewust) misbruik of oneigenlijk gebruik maken van onze (gemeentelijke) regelingen. Bij de verstrekking van bijstand (op grond van o.a. de Participatiewet, IOAW, IOAZ) is in 2023 geconstateerd dat er onrechtmatig uitkeringen zijn verstrekt van in totaal 952 duizend euro. Verhoudingsgewijs is dit een klein percentage van het totaal van verstrekte uitkeringen. De onrechtmatigheden in de verstrekkingen komen door bijvoorbeeld het niet (tijdig) opgeven van belastbaar inkomen, het verzwijgen van inkomsten en vermogen, het niet doorgeven van een verhuizing of door het verzwijgen van samenwoning. De signalen over deze onrechtmatigheden komen achteraf bij ons binnen vanuit onder andere het inlichtingenbureau en zijn door ons raadpleegbaar in systemen. Er zijn diverse controlemaatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik in dit proces tegen te gaan, echter deze bovenstaande oorzaken vallen buiten onze beïnvloeding sfeer.