Toekomstbestendige bedrijfsvoering
Digitale transformatie
Het afgelopen jaar is een aantal programma’s gestart ten behoeve van de vervanging van een aantal kern ICT-applicaties van de gemeente Groningen, waaronder het financieel systeem, het zaaksysteem en het archiefsysteem. Daarnaast zijn een aantal vervangingstrajecten succesvol afgerond. Deze vervangingen dragen bij aan een verdere modernisering van ons ICT-landschap en de verbetering van de dienstverlening aan zowel de inwoner als onze eigen medewerkers. Het programma VASD waarin de applicaties binnen het sociaal domein worden vervangen is eind 2023 gestopt. De komende jaren wordt binnen de huidige applicaties gekeken naar alternatieve oplossingen, daarbij wordt rekening gehouden met de ‘’lessons learned’’ uit het programma VASD.
Outsourcing ICT
De modernisering van de ICT-voorzieningen (van nieuwe pc’s, de overgang naar Windows 10 tot en met de vervanging van de ICT-systemen) is afgerond. Voor de strategie op de langere termijn is vastgesteld op welke wijze generieke ICT (de ICT middelen die door alle medewerkers gebruikt worden, zoals Microsoft Office pakketten) in de markt gezet kan worden om zodoende de best passende leveranciers aan de gemeente Groningen te koppelen. Het programma dat hier de komende jaren verder invulling aan geeft is opgestart en de voorbereidingen voor de eerste aanbesteding zijn vergevorderd.
Inkoop
We hebben het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) in 2023 vastgesteld. Dit stelt ons in staat om vanuit aanbestedingen een nog grotere bijdrage te leveren aan het behalen van onze maatschappelijke doelen. De doelen van het MVOI zijn samengevat in vier duurzame en twee sociale thema’s en zijn aanvullend op de doelen uit het Inkoopbeleid 2020.
In 2023 hebben we ingezet op meer samenwerking en contact met onze marktpartijen. Zo hebben we onder andere marktdagen voor ecologie en hoveniers georganiseerd. Daarnaast hebben we begin 2023 onze aanbestedingskalender gepubliceerd, zodat belangstellenden voor onze opdrachten zich vroegtijdig bekend kunnen maken.
Op gebied van automatisering volgen we de ontwikkelingen op het gebied van Artificial Intelligence zowel in de interactie met de markt alsook voor inkoopoplossingen. Tevens hebben we de documenten die gebruikt worden binnen aanbestedingsprocedures eenvoudiger gemaakt om meedoen makkelijker te maken voor partijen met weinig ervaring. Tot slot is onze interne managementinformatie in 2023 sterk verbeterd.
Er is monitoring ingericht op MVOI/SROI. De resultaten daarvan staan onder andere opgenomen in de indicatoren in deze paragraaf. Een deel van de resultaten monitoren we via de ingevulde inkoopstartformulieren. Verder vindt het voor bijvoorbeeld SROI periodiek onderzoek plaats naar de daadwerkelijke resultaten die behaald worden.
Integriteit en fraudepreventie
Integriteit gaat over ‘goed ambtenaarschap’. Wat goed is en fout, is niet in beton gegoten. Normen- en waardenkaders veranderen namelijk (langzaam) in de loop der tijd. Binnen organisaties en daarbuiten. Zulke maatschappelijke ontwikkelingen - denk concreet aan ‘me too’ - plaatsten ons voor de noodzaak de Gedragscode ‘De gemeente is van glas’ te actualiseren.
In de nieuwe Gedragscode ‘De gemeente is van glas 2.0’ gaan we explicieter in op omgangsvormen op de werkvloer. Om daarop grip te houden troffen we daarnaast voorbereidingen voor het invoeren van een centraal Meldprotocol voor sociale en overigens ook zakelijke integriteitsschendingen. Dit meldprotocol zal de organisatie vanaf 2024 in staat stellen om de afhandeling van integriteitsmeldingen en klachten centraal en integraal te rapporteren en te verantwoorden. De bedoeling is om daarmee ook te kunnen sturen op het zijn en blijven van een inclusieve en sociaal veilige organisatie (werkgever) en een betrouwbare overheid. Met trainingen van onze leidinggevenden en opleiding en training van de speciaal daartoe aangestelde vertrouwenspersonen dragen we daaraan verder bij.
Omdat het werkveld Integriteit aan belang toeneemt en complex is, stelden we een interdisciplinaire ambtelijke Werkgroep Integriteit in. Deze fungeert als kennis- en adviesplatform. Specialisten vanuit Concerncontrol, HRM, Arbo en Openbare Orde en Veiligheid adviseren de Concerndirectie. De werkgroep Integriteit heeft onder meer als opdracht om met een structurele communicatie-aanpak bewustwording te stimuleren en het aangaan van de dialoog over dit thema op de werkvloer te faciliteren. De werkgroep heeft ook een rol bij de jaarlijkse rapportage en verantwoordingcyclus op dit onderwerp en het waar nodig expliciteren van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De werkgroep trof in 2023 voorbereidingen voor een Kadernota Integriteit, die – na vaststelling in de loop van 2024 – inzicht en overzicht biedt van beleidskaders en concrete mogelijkheden om integer gedrag te bevorderen en integriteitsschendingen aan te pakken.
Fraudepreventie gaat over het voorkomen van een opzettelijke handeling waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding door één of meerdere medewerkers, college- en of raadsleden binnen de gemeente Groningen. Misleiding is bedoeld om (1) een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen, (2) onrechtmatig waarde te onttrekken aan de organisatie of (3) ten behoeve van onrechtmatige verslaggeving.
In 2023 is een jaarcyclus inricht om de opgestelde frauderisicoanalyses op directieniveau te beoordelen en bij te stellen. In 2023 zijn enkele nieuwe frauderisico’s onderkend, gerelateerd aan nieuwe taken die de gemeente op zich neemt. Aanvullende beheersmaatregelen zijn geformuleerd. Ook is een eerste stap gezet naar het inzichtelijk maken van het effect van getroffen beheersmaatregelen.
De frauderisico’s per directie zijn geconsolideerd tot een gemeente brede frauderisicoanalyse. De voornaamste onderkende frauderisico’s zijn:
- Het risico op het onterecht verkrijgen van loon door een medewerker;
- Het risico op het oneigenlijke gebruik of het delen van (vertrouwelijke) informatie/data;
- Het risico op het bevoordelen van partijen vanwege omkoping of wederdienst.
Het monitoren van de werking van de beheersmaatregelen voor hoge (materiële) risico’s vindt plaats door de uitvoering van (verbijzonderde) interne controle. Aanvullend is in 2023 onderzocht welke vervolg stappen de gemeente kan zetten om de interne beheersing op het gebied van frauderisico’s te vergroten. In 2023 is ons geen fraude gebleken.
In het kader van de klokkenluidersregeling (vermoeden van een misstand) hebben we in 2023 geen meldingen ontvangen. In de jaarrekening 2024 gaan we integriteitsmeldingen en klachten uitgebreider verantwoorden op basis van het toegelichte meldprotocol.
Visie op control
Ontwikkelingen in het openbaar bestuur volgen elkaar snel op en de complexiteit hiervan neemt steeds meer toe. Als control-model hebben we gekozen voor het zogenaamde ‘three lines’-model. Dit is een model dat veel Nederlandse gemeenten gebruiken en laat ons naar de gemeentelijke organisatie kijken alsof er drie ‘linies’ zijn. Deze drie lagen werken samen en versterken elkaar. Ze zorgen samen dat de organisatie ‘in control’ is.
In 2023 hebben we de ontwikkeling van control gemerkt in de eerste linie, bij de directies. Daar ligt ook de eerste verantwoordelijkheid om in control te zijn en daar is ook de meeste kennis. De noodzaak wordt daar steeds meer onderkend om in control te zijn en de directies worden daarbij ondersteund door andere onderdelen binnen de organisatie. We krijgen steeds meer grip op complexe en grote (financiële) vraagstukken die ons raken (denk aan toekomstige grote investeringen). Daarnaast hebben we in 2023 extra ingezet op de verbetering van de control op verbonden partijen door nadrukkelijker te kijken naar de posities van die partijen en de risico’s die daar aanwezig zijn en die dan ook afgeleid bij de gemeente Groningen aanwezig zijn.
Vanuit de derde linie is in 2023 de ontwikkeling ingezet om toe te werken naar integrale audit benadering. Vanuit deze benadering worden de belangrijkste risico’s van de gemeente Groningen geëvalueerd. Dit betekent dat niet uitsluitend naar de getrouwheid van informatieverstrekking en rechtmatigheid van financiële beheershandelingen wordt gekeken. Belangrijke kwaliteitsaspecten van het object van onderzoek en ook gedrag in de organisatie wordt onderdeel van audits.
Medio 2023 is gestart met een periodieke rapportage aan de Concerndirectie om haar te voorzien in de belangrijkste conclusies uit uitgevoerde audits. Periodiek wordt gerapporteerd over de opvolging van bevindingen. De rapportages gaan zowel in op de ‘harde’ beheersmaatregelen als gedragspatronen die worden onderkend in de gemeente.
Innovatie in de administratievoering
Ook in het jaar 2023 hebben wij stappen gezet in onze financiële administratie. Dit hebben wij gedaan door diverse onderdelen te vereenvoudigen. Zo zetten we bijvoorbeeld procesmining (een techniek waarbij we met data-analyse kijken of een proces ook gestroomlijnd verloopt) in om onze processen steeds effectiever te maken. In 2023 hebben we voor alle P&C documenten een korte en visuele weergave gemaakt met daarin de hoofdpunten ten aanzien van beleid en financiën. Daarnaast hebben wij in 2023 hebben de eerste stappen gezet in de aanbesteding richting een nieuw financieel pakket. De aanbestedingsprocedure is gestart en we hebben een start gemaakt met het optuigen van de veranderkundige aspecten die implementatie met zich mee gaat brengen. In 2026 verwachten we te kunnen starten met een nieuw financieel pakket.
Subsidieverwerving
De gemeente Groningen nam in 2023 deel aan 15 Europese projecten over onder meer energietransitie, waterstof, mobiliteit, voedseltransitie en digitale technologie. In 2023 hebben we zes projecten afgerond en vier nieuwe projecten toegekend gekregen.
Het samenwerken in Europa is voor de gemeente en de regio belangrijk. Door deelname aan Europese samenwerkingsprojecten werken we aan oplossingen voor onze eigen gemeentelijke ambities. Daarnaast dragen we bij aan uitdagingen die voor heel Europa van belang zijn.
Groningen heeft een goede naam in Europa. We worden beschouwd als een deskundige en betrouwbare partner. Regelmatig wordt Groningen gevraagd om aan nieuwe initiatieven deel te nemen. Het netwerk is in de loop der jaren gegroeid. Ook maken we gebruik van de netwerken van ons NG4 bureau in Brussel. Uitgangspunt bij projectontwikkeling is dat we kennisinstellingen en regionale bedrijven betrekken als partner of een rol geven bij de uitvoering.
De focuspunten van de lopende projecten in 2023 lagen met name op de volgende thema’s: energietransitie (3 projecten), waterstof (4 projecten), klimaatadaptatie & leefkwaliteit (3 projecten), duurzame mobiliteit (4 projecten) en digitale transitie (1 project). In 2023 hebben we nieuwe focuspunten bepaald in onze agenda Internationale Externe Betrekkingen.
De vier nieuw toegekende projecten gaan over circulariteit, participatie (2 projecten, waarvan bij 1 Groningen penvoerder is) en digitalisering.
In 2021 is gestart met een team “EU subsidies” bij het Shared Service Centrum om de expertise rondom het financieel- administratieve beheer van EU projecten samen te brengen. In 2023 heeft het EU subsidiebureau zijn meerwaarde reeds bewezen toen we een audit kregen op twee grote Europese projecten. Binnen een korte tijdsspanne hebben we kunnen voldoen aan de eisen vanuit de EU audit.
Naast de Europese subsidies maken we gebruik van diverse nationale subsidies. Deze nationale subsidies vallen grotendeels in SiSa regelingen die zijn opgenomen in de bijlage bij de jaarrekening.
Medezeggenschap
In 2023 hebben we verder gewerkt met het nieuwe vastgestelde model en werkwijze voor de besluitvormingsprocessen organisatieverandering, afgekort BOV. Een belangrijke wijziging is de afspraak dat reorganisaties die alleen op één directie betrekking hebben, ter advisering worden voorgelegd aan de onderdeelscommissie van de betreffende directie en niet meer ter advisering aan de Ondernemingsraad. Hiermee is een vereenvoudigde procedure met behoud van medezeggenschap bereikt evenals dat hiermee onderwerpen op één tafel worden behandeld.